管理組合保管書類の取り扱いについて

マンションの管理組合では、保管している書類が結構あります。

お金を管理する会計書類、点検・清掃等の業務報告書、

各種契約書類（業務委託契約書、駐車場契約書等）…

毎年毎年、どんどん増えていくので保管場所に困ります。

電子化または、処分についての相談を受けますが、あいにく管理組合書類に

保管期限の定めはなく、管理組合で設定する必要があります。

「書類それぞれに保管期限を設定して処分を検討しよう」という意見が出ますが、

書類の種類が多くて個別に設定した場合、結構負担です。

で、私が提案しているのはホワイトリスト。

処分してもよい書類だけに期限を設定して、期限が過ぎたら自動的に処分する

というもの。

ざっくり言えば、

・会計書類は　10年

・点検等報告書は　5年

・組合員向けのアンケート、駐車場契約書等は　2年

※永年保管、修繕履歴等は除く

というもの。

結構片付きます。

そんな運用を提案していますが、何か良い方法があれば教えてください。